Rétroplanning :

J-180: Il faut commencer à préparer l'événement
- Choisir le lieu, la date
- Réfléchir aux divers stands qui seront proposés au public (pour les petits, les grands, loto, tombola, jeux, concours, buvette, buffet, vente de charité, ...)
- Préparer un premier budget prévisionnel et l'ébauche de l'organisation
- Tester l'idée auprès des responsables locaux (mairie, direction école, ...)

J-150: Procéder à quelques démarches
- Etablir le planning et le budget afin de préparer le dossier de présentation de l'événement. Il accompagnera les demandes d'autorisation et de subventions éventuelles.
- Mettre en place un comité de pilotage qui suivra la préparation de la kermesse
- Penser aux demandes d'autorisation pour les activités prévues (buvette, concert, feux d'artifice, ...)
- Rencontrer les musiciens ou animateurs choisis pour l'occasion
- Présenter votre projet à divers commerçants ou industriels qui seraient intéressés pour vous aider en vous offrant gracieusement, par exemple, une série de lots en nature pour votre tombola
- Se faire confirmer par la mairie ou bien la direction de la disponibilité des locaux prévus

J-60: Il reste beaucoup à faire
- Concevoir et imprimer les tracts et affiches
- Faire imprimer les billets d'entrée (en 3 volets numérotés où figurent le nom de la manifestation, sa date, son heure et le prix de l'entrée) ainsi que les billets de souscription pour votre tombola (en 2 volets avec le nom de l'organisateur, la liste des principaux lots, la date et l'heure du tirage au sort et le prix de vente du ticket)
- Commander les différents lots (chez FILLON bien sûr) qui seront distribués sur les stands (pêches à la ligne, jeux ados, loteries pour les grands, concours de pétanque, d'échecs, tournois, ...
- Confirmer les contrats avec les intervenants (animateur, musiciens, service d'ordre, pompiers, secouristes, ...)
- Prévenir votre assureur et discuter avec lui des risques à couvrir, ce qui donnera probablement lieu à un avenant à votre contrat
- Mettre au point l'organisation : qui fera quoi ? les équipes, les responsables de stand, de l'accueil, des intervenants extérieurs, ...

J-30:
- Déclarer la manifestation à la SACEM, en demandant à bénéficier des forfaits pour kermesse sonorisée.
- Déclarer l'événement à la gendarmerie ou le commissariat de police le plus proche
- Déclarer la tenue du buffet et la vente de sandwiches à la DDASS
- Déclarer l'emploi temporaire de chaque artiste ou technicien au GUSO
- Envoyer le communiqué de presse aux journalistes locaux
- Envoyer des invitations aux membres de l'association, aux partenaires qui vous ont aidé et aux personnalités susceptibles d'apporter de la notoriété

J-15:
- Distribuer les tracts et poser les affiches
- Préparer les discours que le président prononcera au début et à la fin de la kermesse
- Acheter le petit matériel nécessaire aux repas et à la buvette (assiettes, couverts, gobelets, nappes, ...)
- Préparer et compléter les différents assortiments de lots pour chaque stand (en fonction des dons et des achats déjà faits)
- Régler les forfaits SACEM

J-2:
- Acheter la nourriture et les boissons
- Monter le matériel et les aménagements (podium, scène, stands, buffet, buvette, ...)
- Organiser une dernière réunion avec les bénévoles et les responsables de stand

Jour J:
- Veiller à ce que tous les postes soient bien couverts comme il était prévu
- Parer à toutes les bonnes ou mauvaises surprises de la journée

J+1:
- Prévoir des équipes pour le rangement et le nettoyage des lieux ainsi que le retour du matériel prêté
- Faire un "débriefing" en interne : analyser les incidents, noter ce qui a bien fonctionné et féliciter tous ceux qui ont contribué au succès de la kermesse

J+3:
- Régler les cotisations pour les musiciens au GUSO (www.guso.com.fr)
- Conserver un état précis des comptes ainsi que de tous les justificatifs pendant 6 ans, en cas de contrôle fiscal